L'automatisation des processus se positionne comme une priorité technologique pour les entreprises du Costa Rica, au-dessus des autres solutions liées à l'intelligence artificielle, selon une étude réalisée par le Grupo CMA en 2026.
Parmi les 21 réponses recueillies, 43 % des organisations ont indiqué que l'automatisation est le sujet qu'elles souhaitent explorer en premier, dépassant les alternatives telles que les agents d'intelligence artificielle, Microsoft 365 Copilot, la gouvernance et la sécurité, ainsi que l'analyse.
Cependant, l'étude révèle également un écart important entre l'intérêt pour l'adoption de nouvelles technologies et le niveau de préparation interne des entreprises.
38 % des organisations consultées reconnaissent qu'elles doivent encore organiser et numériser leurs processus, tandis que 38 % identifient l'adoption en toute sécurité de l'intelligence artificielle comme l'un de leurs principaux défis.
Les résultats ont été présentés dans le cadre d'une réunion organisée par le Grupo CMA avec des dirigeants d'entreprises pour analyser comment convertir les investissements technologiques en résultats concrets pour les entreprises.
Selon l'entreprise, l'un des principaux problèmes est que de nombreuses organisations ont intégré des systèmes, des licences et des outils numériques, mais maintiennent toujours des processus qui dépendent d'e-mails, de documents dispersés, de fichiers en double et de rapports préparés manuellement.
Cela signifie que l’augmentation de la quantité de technologie disponible ne se traduit pas nécessairement automatiquement par une plus grande efficacité.
« Il existe une volonté claire de la part des entreprises d'évoluer vers l'automatisation et l'intelligence artificielle, mais ce processus doit commencer par renforcer les fondations : l'organisation des processus, des données et des documents », a déclaré Ingrid Artavia, ingénieur de service spécialisée dans Microsoft 365.
Artavia a ajouté que le processus nécessite de déterminer quels domaines présentent le plus grand potentiel d'amélioration avant de mettre en œuvre des solutions à grande échelle.
« Il est essentiel d'identifier les opportunités d'amélioration, de prioriser les processus à fort impact et de progresser grâce à des projets pilotes contrôlés qui permettent de valider les résultats et de mettre à l'échelle efficacement les solutions », a-t-il expliqué.
L’une des approches centrales de l’analyse est que l’automatisation ne consiste pas seulement à transférer une tâche manuelle vers une plateforme numérique.
Selon le Grupo CMA, les organisations doivent d'abord revoir le fonctionnement de leurs processus, organiser leurs données, définir les contrôles et établir clairement le résultat qu'elles souhaitent obtenir.
Dans de nombreuses entreprises, par exemple, les approbations critiques sont toujours effectuées par courrier électronique, ce qui peut rendre difficile le suivi de qui a autorisé une demande et à quel moment.
Il est également courant que des informations se trouvent dans différentes versions du même fichier, ce qui amène différentes équipes à travailler avec des données différentes et à parvenir à des conclusions contradictoires.
Un autre des problèmes identifiés est la dispersion des documents.
Lorsqu’une organisation ne dispose pas de source officielle clairement identifiée, les travailleurs peuvent utiliser des documents obsolètes ou des versions différentes des mêmes informations.
L'étude souligne également qu'il existe encore des entreprises dans lesquelles les rapports doivent être consolidés manuellement.
Cette situation peut générer des délais entre le moment où un événement survient au sein de l’organisation et le moment où l’information parvient enfin à ceux qui doivent prendre des décisions.
Dans certains cas, selon l'analyse, la direction finit par prendre des décisions avec des informations partielles ou tardives, même lorsque l'entreprise dispose de plusieurs plateformes et outils technologiques.
C'est pour cette raison que le Grupo CMA soutient que l'évaluation de la maturité numérique d'une organisation devrait être l'une des premières étapes avant de passer à des schémas d'automatisation plus complexes ou d'incorporer des solutions d'intelligence artificielle.
Les signes indiquant qu'une entreprise doit encore renforcer sa base technologique incluent les approbations critiques par courrier électronique, les données stockées dans différents fichiers, les documents dispersés, la consolidation manuelle des rapports et les décisions administratives prises avec des informations incomplètes.
Le diagnostic devient pertinent à l’heure où l’intelligence artificielle gagne de la place au sein des stratégies des entreprises et accroît l’intérêt pour les outils capables d’automatiser les tâches, de générer des informations et d’appuyer les processus de prise de décision.
L’étude suggère cependant que pour une partie importante des organisations costariciennes, le défi immédiat réside encore dans les étapes les plus élémentaires de la transformation numérique.
Ainsi, même si l'automatisation apparaît comme la principale priorité parmi les participants, les résultats eux-mêmes montrent que de nombreuses entreprises doivent d'abord organiser leurs processus, données et documents afin que ces investissements technologiques puissent se traduire en améliorations mesurables.